Para los emprendedores, cerrar clientes nuevos es siempre una experiencia emocionante. Para llegar a este punto se ha invertido tiempo, dinero y energía presentando propuestas, negociando y creando confianza entre ambas partes.
Si quieres empezar con el pie derecho, una vez que el cliente ha aceptado colaborar contigo, es especialmente importante seguir un proceso correcto de bienvenida. Hacerlo adecuadamente facilita que ambas partes arranquen el trabajo con tranquilidad y es el primer paso para seguir colaborando en el futuro.
EN QUÉ CONSISTE DAR LA BIENVENIDA A CLIENTES NUEVOS
Consiste en facilitar todas las herramientas necesarias para trabajar con eficiencia de manera conjunta, además de toda la información pertinente para tener una excelente relación.
Durante el proceso de bienvenida, tu compañía debe proveer a los clientes nuevos los conocimientos necesarios y las herramientas que utilizará para ser un buen cliente y tu compañía recibirá los conocimientos necesarios y las herramientas que utilizará para ser un buen partner de negocio.
Un proceso de bienvenida para los clientes nuevos debe estar diseñado para:
Dar una buena primera impresión, motivar y establecer el tono para colaborar de forma exitosa.
Capacitar a los clientes sobre los formatos, plataformas o herramientas que utilizarán para colaborar, de manera que haya la menor cantidad de idas y vueltas y de retrabajo posible.
Recabar la información necesaria para tener una buena comunicación: teléfonos, correos electrónicos, nombres y puestos de quienes serán los contactos para nuestra empresa, así como horarios de trabajo, direcciones pertinentes y cadenas de mando.
Idealmente, el proceso de bienvenida debe funcionar de ida y vuelta y el cliente nuevo debe proporcionar esta misma información para que el proceso de trabajo sea óptimo.
5 PASOS QUE SEGUIR PARA DAR LA BIENVENIDA A CLIENTES NUEVOS
A continuación, te enlistamos 5 pasos que aseguran una bienvenida eficiente y productiva para nuestros clientes nuevos:
1. REUNIR INFORMACIÓN DE NUESTRO CLIENTE NUEVO
Si aún no lo han hecho, reunir información general de los clientes nuevos facilita tener sus contactos e información general de manera ordenada. Así que antes de tener una llamada o reunión de arranque, lo mejor es tener los siguientes datos:
Nombres de los contactos
Teléfonos y correos
Sitio web del cliente
Redes sociales del cliente
2. ASIGNAR EL EQUIPO DE TRABAJO
Una vez teniendo toda la información inicial, hay que organizar al equipo que trabajará con él. Dependiendo del tamaño de tu empresa, un cliente nuevo debe tener cuando menos un ejecutivo de cuenta o punto único de contacto con quien pueda acercarse en caso de algún problema o duda.
Al interior de la organización, todas las áreas involucradas deben ser notificados de que hay un cliente nuevo. Esto debe disparar los procedimientos requeridos para comenzar a trabajar: altas en sistemas de seguimiento de proyectos, de planeación de producto y logística, de facturación, entre otros.
Previo a tener una llamada o reunión inicial, es necesario que todo tu equipo tenga claridad sobre sus funciones y responsabilidades. De lo contrario el cliente puede notar la confusión lo que puede crear situaciones incómodas e innecesarias.
3. ENVIAR UN EMAIL O NOTA DE BIENVENIDA
El siguiente punto sería mandar un email o nota de bienvenida a tu cliente nuevo. La finalidad, además de mostrar esta atención, debe ser programar una breve llamada o reunión para que tú y tu cliente arranquen su colaboración en la misma página. La nota o el email deben incluir:
La solicitud para agendar una reunión o llamada.
Una breve presentación de los miembros de tu equipo que tendrán contacto con el cliente.
Tratar de recalcar la importancia de que las personas claves para la relación laboral, tanto de cliente como tuya estén presentes.
Una breve agenda para la reunión o llamada.
4. TENER UNA LLAMADA O REUNIÓN PRODUCTIVA
El último paso es llevar a cabo la reunión o llamada. Puedes usar las siguientes buenas prácticas para asegurarte de que sea realmente exitosa:
Como lo vimos antes, es importante incluir a todos los miembros del equipo que trabajarán de manera cercana con el cliente. El primer paso es hacer todas las presentaciones pertinentes.
Repasa y confirma los datos del cliente que ya tienen disponibles. Además, aprovecha para investigar si para el cliente es importante que tengas algunos datos adicionales que no has considerado.
Pregunta sobre información que es relevante para tu compañía:
Los retos que tiene tu cliente.
Las métricas que usan para medir el éxito.
Su proceso de venta.
El proceso de compra, facturación y pago que siguen.
Su cadena de aprobaciones.
5. IDENTIFICA POSIBLES OPORTUNIDADES
Como lo mencionamos en la publicación sobre las habilidades de comunicación, es importante que escuches con atención a tu cliente. Además de la información que necesitas para trabajar con él de manera eficiente, estas primeras presentaciones pueden ser útiles para detectar áreas de oportunidad en las que tus servicios pueden ser requeridos.
* * *
Traer clientes nuevos a tu negocio requiere tiempo y energía. Por eso es tan importante cuidar la relación que entablamos con ellos desde el principio. Llevar a cabo una bienvenida completa y eficiente hará que la curva de aprendizaje sea menor y facilitará el resto de su relación laboral.
Si necesitas asesoría sobre cómo implementar este y otros procesos para mantener excelentes relaciones con tus clientes, acércate a nosotros y contáctanos aquí. Tenemos estrategias a la medida de tu empresa.
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